Как сделать презентацию за ночь: 6 советов и 10 шаблонов
Каждый из нас хоть раз оказывался в ситуации, когда нужно подготовить презентацию за пару часов — для срочного питча клиенту, выступления перед коллегами или незапланированного совещания. Даже если времени мало, нет повода паниковать. Соберите основную информацию, которую нужно донести, разделите ее на логические фрагменты, структурируйте и упакуйте в подходящие шаблоны для презентации.
Вот шесть основных правил, которые помогут сделать отличную презентацию быстро и без стресса.
1. Сценарий
Никто не ждет, что вы превратите презентацию в драматическое шоу. Но если хотите удержать внимание аудитории, логические переходы и последовательная подача мысли точно не помешают. Самая распространенная структура любого выступления (и произведения тоже) — завязка, середина и концовка. Это концентрированная схема. Расширенная выглядит так: вступление, развитие действия, кульминация, поворот к развязке и развязка. Выберете одно организующее сообщение, вокруг которого выстроите презентацию. Продумайте логику выступления, которая поможет донести это сообщение по правилам развития сюжета, перечисленным выше.
Например, если вы представляете кейс, расскажите, какой была ситуация до решения (вступление), почему возникла проблема (развитие действия), как нашлось решение и каким оно было (кульминация), как его внедряли (поворот к развязке) и каким был результат (развязка).
Уделите как минимум час составлению плана своего выступления и обдумыванию опорных аргументов. Напишите этот план на отдельном листе и лучше от руки — так вы проникнитесь структурой презентации, она «оживет» в голове, и каждый новый шаг окажется проще.
2. Шаблоны
Собирать презентацию с нуля сложно. Если вы не дизайнер, высок риск того, что не угадаете со шрифтами, расстоянием между элементами, архитектурой слайда и цветовой гаммой.
Чтобы неудачно выбранный шрифт не испортил впечатление или не пришлось по пятому кругу перегруппировывать элементы, используйте шаблоны для презентации из VistaCreate, созданные профессиональными дизайнерами.
Отталкиваясь от темы, содержания и стиля презентации, выберите подходящий дизайн. В каждом из шаблонов для презентации в VistaCreate несколько готовых слайдов — их можно дублировать или добавлять свои в том же стиле.
Идеального количества слайдов для презентации не существует. Все зависит от ситуации, темы, темпа и задач. Рассуждая о том, как сделать презентацию, известный венчурный капиталист и автор книг Гай Кавасаки предложил формулу 10/ 20 /30: 10 слайдов за 20 минут, с текстом, набранным 30-м кеглем.
Это не жесткое правило, а только один из вариантов того, насколько обширной может быть презентация. Если выступление длится час, презентация может состоять из гораздо большего количества слайдов, но лучше придерживаться ритма 1 минута на 1 слайд.
Часть слайдов должна выполнять роль буфера между информационными блоками. Каждые 10 минут аудитории нужно переключаться и отдыхать. Хорошим «местом отдыха» послужат видео или картинки в тему.
3. Минимум текста
Стив Джобс всегда соблюдал правило 10-40 — на первых десяти страницах его презентаций было максимум 40 слов. Этот метод подходит любым презентациям, не только продуктовым.
Фразы на слайдах должны быть лаконичными и короткими. Фактически визуальная презентация и текст в ней — это «сгущенка», концентрат выступления. Подробности, объяснения, дополнения остаются в устной версии, а на слайды идут только опорные фразы и главные данные.
Со списками на слайдах тоже нужно быть аккуратным. Люди воспринимают такие фрагменты текста на экране как скучные и сложные — и теряют к ним интерес. Главный куратор конференций TED Крис Андерсон в книге «Слова меняют мир» отметил: «Классические слайды PowerPoint с заголовками, после которых следует список длинных фраз, это вернейший способ сразу же потерять внимание слушателей».
Визуализации — главный союзник презентации. Превратите цифры и выводы в красочную и необычную инфографику, покажите самые интересные стороны продукта, добавьте фото рабочего процесса и команды. Если в речевом и текстовом потоке нет визуальных островков, аудитория потеряет фокус, и выступление не запомнится.
4. Акценты
Прежде чем создавать презентацию, определитесь, что в ней главное — какие цифры и выводы основные. Ключевых точек не должно быть много. Цель — не подчеркнуть все, а выделить главное.
Крупный кегль и иллюстрации помогут привлечь внимание к значимым элементам даже на экране с большим количеством текста и графики. Но чтобы не было визуального конфликта, важные цифры и надписи размещайте на слайде без отвлекающих объектов. Фон для презентации тоже лучше сделать нейтральным. Больше воздуха — проще сфокусироваться.
5. Юмор
Даже в серьезной презентации может найтись место для легкого юмора. Это не означает, что всю презентацию нужно засыпать мемами, но немного интеллектуальной иронии лишними не будут. Это поможет расслабить аудиторию и упростит восприятие информации.
Например, во время презентации анимированных эмодзи Apple «выпустила» на огромный экран забавных лисенка и инопланетянина, которые говорили за спикера. Зал аплодировал.
Используйте короткое видео или шутливый слайд — они собьют слой серьезности и «вернут» вам аудиторию.
Скриншот видео с фрагментом презентации Apple
Расскажите историю и вместо того, чтобы описать кульминацию словами, покажите забавную картинку. Идеально, если она даст истории внезапный поворот или перевернет представление о концовке с ног на голову.
Этот элемент выступления называется «панч» — у стендап-комиков это непредсказуемая концовка предложения, которая «активирует» смех в зале, а у авторов презентаций — слайд, созданный ровно с той же целью.
Используйте юмор дозированно и главное — неожиданно. Так вы сможете обеспечить живую атмосферу и поддерживать внимание аудитории на пике.
6. Призыв к действию
Цель любой презентации — рассказать людям историю и подтолкнуть их к действию. Оно может быть сложным и требующим усилий — например, куда-то пойти или пожертвовать 100 долларов. А может простым — позвонить, посмотреть, познакомиться с другими работами или подписаться в Instagram. Как бы там ни было, скажите людям, что именно делать после получения этой информации.
Обычно призыв размещают в конце презентации или в конце каждой смысловой части. Оставьте минимум один слайд для просьбы, еще один — для благодарности аудитории. Или совместите их.
Еще можно добавить бонус — в виде списка полезных книг или топ-5 сервисов по теме.
В заключение
Любая графическая презентация — только вспомогательный инструмент для живого выступления. Не нужно вкладывать все силы и время в подготовку мощного оформления, если содержание не до конца проработано. Если с ним все в порядке, тем более не тратьте время на графику — просто найдите подходящий шаблон в VistaCreate и выделите вечер, чтобы сделать презентацию онлайн.
Надеемся, что наши простые советы для подготовки презентации вам помогут — и на нее уйдет всего несколько часов, а не целые сутки. Освободившееся время лучше потратить на репетицию и хороший сон перед важным днем.
